Mendeley Reference Manager - Referencias: Gestionar referencias

Favoritas / No favoritas

Las referencias pueden ser marcadas como Favoritas/No Favoritas de una en una pinchando sobre la estrella que aparece a su izquierda en la lista de referencias.

También es posible marcar varias referencias como favoritas seleccionándolas en la lista y escogiendo la opción Mark as Favorite / Unfavorite del Panel de acciones de la parte inferior.

Las referencias marcadas como favoritas se localizan en la carpeta   

Leídas / No leídas

Por defecto todas las referencias figuran marcadas con un punto verde  como No leídas. El punto verde desaparece cuando la referencia tiene un archivo adjunto que ha sido descargado y abierto para su lectura.

Desde finales de 2023 es posible añadir la marca Leído / No leído pinchando con el botón derecho sobre una referencia, o seleccionando varias y en el organizador de la parte inferior marcarlas como Read / Unread

Las referencias pueden ser borradas de una en una pinchando sobre ellas con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Delete reference

Para borrar varias referencias a la vez es necesario seleccionarlas y pinchar en la opción Delete del panel de acciones que se activa en la parte inferior

Las referencias borradas van a parar a la papelera (Trash) , que es una de las colecciones propias de Mendeley .

La acción de borrar se puede revertir seleccionando en la papelera las referencias que se desea restaurar a la biblioteca (Restore). Las referencias restauradas vuelven a su lugar de origen.

Las referencias borradas permanecen en la papelera en tanto no sean definitivamente descartadas desde la opción Delete permanently

A la hora de insertar citas en un documento es muy importante que no haya duplicados en la colección personal.

En junio de 2023 el equipo de desarrollo de Mendeley incluyó la opción "Duplicates" en el menú lateral, pero solo detecta referencias duplicadas que tienen el mismo DOI y agrupa los duplicados en sets. Desde el botón Actions es posible mantener uno de ellos (Keep this reference only) o borrar los demás (Move reference to Trash)

Dado que solo se chequean duplicados con el mismo DOI, se recomienda chequear las referencias de forma periódica a través de la ordenación por autores o títulos para detectar duplicados y eliminarlos. Conviene hacer esta  labor de limpieza antes de comenzar el proceso de inserción de citas en un nuevo documento. Si se borra una referencia que ya ha sido insertada pueden surgir problemas a la hora de generar la bibliografía.

Más información sobre la gestión de duplicados en el Blog de Mendeley

Modificar datos

Pinchando sobre una referencia de la biblioteca personal se abre a la derecha un recuadro con tres pestañas: Info, Annotations y Notebook.

Desde la pestaña Info se accede al formulario donde se pueden corregir los metadatos o añadir información de interés como un resumen o palabras clave.

Importante: Es fundamental revisar y corregir todas las referencias que se hayan incorporado desde una fuente externa a través de cualquier método de importación (metadatos de un PDF, Web importer, archivo .ris o .bib, Mendeley Catalog, catálogo de la Biblioteca)

Además  el investigador puede añadir archivos o información personal en forma de etiquetas y anotaciones que contribuyen a una mejor gestión de la biblioteca de referencias.

Adjuntar archivos a una referencia

En el campo Files de la referencia se pueden añadir uno o varios archivos. Lo más habitual es el PDF con el texto completo del documento. Muchas referencias incorporadas a través de Web importer traen el PDF con el texto completo del documento y se ubicará automáticamente en el campo Files de la referencia. Estos archivos se almacenan en la nube con cargo al espacio de almacenamiento disponible en la cuenta. Para usuarios institucionales la capacidad de almacenamiento personal es de 100Gb, y otros 100Gb para las referencias y documentos de sus grupos.

Si una referencia tiene un archivo adjunto esta información figura en la columna File de la lista de referencias.

El icono  significa que el archivo se ha descargado. Si está pendiente de descarga figura como .

Pinchando sobre los tres botones que figuran a la derecha del nombre del archivo adjunto se accede a las acciones aplicables al PDF:

• Abrirlo en Mendeley. También se abre desde el botón "Read" que acompaña a la referencia
• Exportarlo con anotaciones: Por defecto las anotaciones y subrayados que se hagan en el PDF solo se visualizan en Mendeley, pero esta opción permite conservarlos cuando se visualizan fuera de Mendeley.
• Borrarlo.
• Abrir el PDF en la carpeta del ordenador personal donde esté almacenado.

Mendeley dispone de una herramienta para visualizar, subrayar y anotar los PDFs. Más información en el apartado Leer y anotar documentos PDF de esta Guía temática.

Si se quieren compartir documentos con otros colegas hay que crear un grupo privado. Más información en el apartado Grupos privados / Añadir documentos y trabajar con documentos compartidos de esta Guía temática

Añadir etiquetas

Se pueden añadir etiquetas personales (Tags) a las referencias que permitan una mejor localización y gestión  de las mismas. Mendeley es capaz de  filtrar la búsqueda de referencias por la información contenida en el campo Tags.

Importante: Ni los archivos adjuntos, ni las etiquetas se comparten en Mendeley Catalogue aunque se haya consentido compartir la referencia.

En paralelo a los metadatos de la referencia (que figuran en la pestaña Info) es posible añadir notas personales en las referencias. Éstas aparecen en la pestaña Annotations de la referencia

Mendeley dispone de dos tipos de anotaciones:

• Notas generales (General notes): Comentarios que afectan a la referencia en general
• Comentarios (Comments): En este apartado figuran los comentarios que se han añadido en el PDF asociado a una referencia concreta. En cada comentario queda constancia del usuario y la fecha. Esto es especialmente importante si se trata de documentos compartidos. Si se pincha sobre cada comentario se viaja a la parte concreta del PDF donde figura ese comentario.

Más información en el apartado Leer y anotar documentos PDF de esta Guía temática.

Al contrario de lo que sucede con las etiquetas, no es posible recuperar en una búsqueda la información incluida como comentario en una referencia.

En el escritorio de Mendeley la lista de referencias aparece en forma de columnas cuyos encabezados se corresponden con los campos Authors, Year, Title, Source, Added y File. Pinchando sobre la flecha que aparece al lado de cada encabezado es posible ordenar la tabla por ese criterio de forma ascendente  o descendente .

• La ordenación por autor o título ayuda a detectar duplicados.
• La ordenación por título ayuda a corregir la información. Una referencia puede no tener autor pero siempre ha de tener título.
• La ordenación por años facilita la detección de referencias sin fecha.
• La ordenación por Fuentes ayuda a detectar referencias de artículos en los que pueda faltar el título de la revista, o de capítulos de libros en los que falte el título del libro entero.
• La ordenación por la fecha de añadido permite buscar las referencias importadas recientemente.
• La ordenación por el campo File permite saber cuántas de las referencias contienen archivos adjuntos.

Mendeley dispone de dos sistemas para localizar referencias en la biblioteca personal:  la búsqueda a través de un buscador y a través de los filtros.

Importante: La búsqueda por cualquiera de los dos sistemas se aplica sobre la parte de las referencias visibles en el momento, que puede ser toda la biblioteca personal (All references), o el contenido de una colección.

La búsqueda en Todas las referencias no recupera las contenidas en los Grupos privados.

Búsqueda a través del buscador

De momento, el buscador es muy sencillo y localiza los términos de búsqueda (palabras clave) en los campos Título (del documento o de la fuente), Resumen y Autor. El operador que actúa por defecto es AND y no admite otros operadores, ni comillas ni truncamientos.

Búsqueda a través de filtros

Mendeley elabora de manera automática un filtro por Autores, que permite recuperar las referencias de un determinado autor.

La búsqueda a través del filtro por Tags  permite recuperar la información contenida en el campo Tags de la referencia, que contiene etiquetas personales añadidas por el investigador. Así, una buena gestión de las etiquetas es otra forma de organizar la información.

Las referencias se muestran en el escritorio de Mendeley en forma de tabla, es decir, en filas y columnas. Cada referencia se muestra en una fila y las columnas organizan la información en autores, año, título, fuente, fecha de añadido y archivos adjuntos

El usuario puede definir la anchura de las columnas pinchando en la línea que separa una columna de otra.

Desde la opción View / Table Row Settings se puede personalizar la cantidad de información que muestra cada fila. Por defecto, la vista compacta (compact view) muestra la información correspondiente al ancho de la columna. La vista expandida (expanded view) muestra una extensión recortada, pero amplia. La vista completa (full view) muestra toda la información asociada a la referencia (todos los autores, título y fuente completos, etc.)

Desde la opción View / Manage columns se puede definir qué columnas se visualizan y cuáles se ocultan, así como su orden.