Mendeley Reference Manager - Referencias: Añadir referencias

Cuando se empieza a hacer un trabajo es muy habitual descargar y guardar en el ordenador personal multitud de documentos en PDF procedentes de bases de datos y sitios web u obtenidos, por ejemplo, a través del préstamo interbibliotecario o recibidos de otros colegas.

Mendeley es capaz de extraer los metadatos de estos documentos y cumplimentar de forma automática el formulario de datos, sin necesidad de introducir manualmente la información, ubicando cada dato en su campo correspondiente. Además, añade el PDF en el campo Files de la referencia donde estará siempre disponible para su consulta almacenado en la nube. La capacidad de almacenamiento disponible en la versión institucional de  Mendeley (100Gb) permite guardar cientos de PDFs junto a las referencias.

Mendeley incorpora una herramienta que permite subrayar y hacer anotaciones en los PDFs guardados. (Ver el apartado Leer y anotar documentos PDF)

Importante: La extracción de metadatos a partir de un documento PDF es un proceso automático y, dependiendo de la información contenida en las propiedades del documento, la información obtenida puede ser incompleta o contener errores. Por eso, es imprescindible revisar en profundidad los metadatos de las referencias creadas por este sistema.

1. Añadir PDFs desde el menú + Ad New / Import File(s) from computer o Import folder(s) from computer

Localizar el PDF o la carpeta con PDFs que se desea incorporar buscándolos en los archivos personales guardados en el ordenador. El PDF o la carpeta con los PDFs se incorporará en la colección visible en ese momento en la parte central del escritorio de Mendeley.

2. Añadir PDFs por el sistema Drag & drop (arrastrar y soltar)

Localizar el PDF o la carpeta con PDFs en el escritorio (o a través del explorador de archivos) a la vez que se visualiza en la parte central de Mendeley la colección o grupo privado en el que se desea guardar. Basta con pinchar en el documento o en la carpeta, arrastrarlo y dejarlo caer.

3. Añadir PDFs automáticamente a partir de una carpeta vigilada (Watched folder)

Mendeley ofrece la opción de integrar de manera automática todos los PDFs que el usuario vaya depositando en una carpeta personal que se haya configurado como carpeta vigilada. De esta forma, las referencias correspondientes a los PDFs que se vayan guardando en la carpeta vigilada se añadirán a Mendeley sin pasar por la opción Add new. 

Para convertir una carpeta en Watched folder es necesario ir a las Preferencias de Mendeley desde la opción Add New / Watch folder, o directamente desde el Panel de Preferencias de la cuenta

• Cualquier PDF que se encuentre en la carpeta elegida se importará automáticamente a la biblioteca personal de Mendeley en "All references" y desde ahí se puede reubicar en la carpeta definitiva.
• Cuando se añadan nuevos PDFs a la carpeta vigilada, los archivos se importarán instantáneamente a la biblioteca personal cuando haya conexión a Internet. Será necesario revisar los metadatos
• Los PDFs aparecerán en el campo File de la referencia. Estarán disponibles tanto en el ordenador personal como en la nube.
• Actualmente, se puede tener una única carpeta vigilada por dispositivo. Esta función sólo está disponible para Mendeley Reference Manager Desktop, no para la versión web de MRM.
• Si se  cambia la ubicación de la carpeta en el ordenador, o se cambia el nombre, Mendeley ya no podrá localizarla y se romperá la conexión con la carpeta vigilada.

Más información sobre Watched folder en el Blog de Mendeley

Mendeley Web importer es una extensión que funciona con los principales navegadores (Firefox, Chrome, Edge) y permite importar a la biblioteca personal las referencias de documentos disponibles en diversas bases de datos y sitios web.
Se trata de una importación directa.

• A pesar de que Mendeley manifiesta la compatibilidad de la extensión con múltiples bases de datos comerciales la realidad es que su funcionamiento es variable. En ciertas bases de datos es capaz de importar un listado completo de referencias mientras que en otras sólo funciona con resultados individuales. En ocasiones recupera no sólo la referencia del documento sino las de todos los documentos citados por él.
• Por otra parte, la calidad de los metadatos recolectados puede variar. Siempre están mejor organizados y son más fiables los metadatos que proceden de grandes bases de datos comerciales (como Web o Science y Scopus) que los que proceden de sitios web en general, o de Google Académico en particular.

Entre las bases de datos y sitios compatibles con Web Importer podemos destacar: Scopus y ScienceDirect (Elsevier), Web of Science, SpringerLink, Wiley Online Library, Google Académico, PubMed, SSRN, RePEc, etc., y muchos sitios web de revistas y periódicos, repositorios institucionales como BULERIA, blogs, Youtube, etc.

Instalación de Mendeley Web Importer

Desde el sitio web de Mendeley https://www.mendeley.com/reference-management/web-importer se abrirá el instalador para añadir la extensión en el navegador que el usuario tenga habilitado como predeterminado. Este enlace también está disponible en el la opción Tools del Menú superior de la versión de escritorio de MRM.

El proceso de instalación es sencillo y basta con seguir los pasos.

Una vez instalada la extensión, el icono de Mendeley aparecerá en la barra de herramientas del navegador listo para ser utilizado 

Configuración de Mendeley Web Importer

Cuando se abre Web Importer previa identificación, en la parte inferior  se encuentran las opciones de configuración del complemento (tres puntos).

La configuración predeterminada hace que se añada a la referencia el PDF del documento si éste está disponible (documentos open access). Y si no lo estuviera lo muestra en la página de origen para poder descargarlo y adjuntarlo a posteriori.

Conviene no modificar esta configuración por defecto.

Funcionamiento de Mendeley Web Importer

1. Realizar una búsqueda en una base de datos o sitio web.

2. Con el/los resultado/s de la búsqueda visible/s, pinchar sobre el símbolo de Mendeley en la barra de herramientas del navegador para abrir la extensión. La primera vez que se ejecuta es necesario introducir el usuario y la contraseña para iniciar sesión en la cuenta de Mendeley a la que se desean importar las referencias.

3. Del conjunto de resultados rastreado seleccionar  las referencias que se desean importar a la biblioteca personal.

• Si el PDF estuviera disponible aparecerá la opción "Add PDFs if available" . Si se marca, el PDF viajará con la referencia y se añadirá en el campo Files. Web Importer mostrará las referencias que ha conseguido extraer de la página.
• Si no localiza ninguna referencia mostrará sólo la referencia de la web entera. En ocasiones, al final de la lista de referencias localizadas muestra también la referencia de la web entera.
• Situando el cursor sobre una referencia aparece el icono de "Editar referencia"  y se pueden hacer modificaciones antes de importar la referencia a la biblioteca personal de Mendeley.

4. Elegir la colección personal o grupo privado al que se han de llevar la/s referencia/s.

5. Pinchar en "Añadir" y la/s referencia/s se importarán a la colección personal o grupo privado elegido de Mendeley (si no aparecen es necesario forzar la sincronización). Si en el paso anterior no se seleccionó ninguna carpeta se podrán localizar en la colección Recently Added de la versión de escritorio de Mendeley y reubicarlas a la colección deseada.

 Muy importante: Es fundamental verificar en Mendeley los datos de la/s referencia/s importada/s y hacer, cuando corresponda, las oportunas correcciones comenzando por el Type y continuando por el resto de los campos.

En ocasiones Mendeley Web Importer no es capaz de recolectar la información de un sitio web y convertirla en referencias bibliográficas. Como alternativa existe un método de importación indirecta, en dos pasos, que consiste en guardar las referencias en un archivo para importarlas después a Mendeley.
Este sistema funciona prácticamente en todas las bases de datos comerciales y permite la incorporación de gran número de referencias a la vez.

También es el sistema utilizado para trasladar a Mendeley las referencias almacenadas en otro gestor bibliográfico como EndNote o Zotero. Basta generar un archivo .ris o .bib con todas las referencias e importarlo 

Paso 1. Guardar las referencias en un archivo

Todas las grandes bases de datos bibliográficas disponen de una opción que permite guardar en forma de archivo un conjunto de referencias seleccionadas. Los archivos que contienen referencias bibliográficas tienen extensión .ris o .bib y todos los programas de gestión de bibliografía son capaces de interpretar la información contenida en ellos.

1. Hacer una búsqueda en la base de datos

2. Seleccionar las referencias que se quieran llevar a Mendeley

3. Buscar la opción "Exportar" , "Enviar" , "Export citation", o similar y seleccionar la opción de archivo .ris o .bib.

4. Configurar los datos para exportar (posibilidad de incluir además de los datos bibliográficos resúmenes, referencias bibliográficas, etc.)

5. Generar el archivo y guardarlo en el lugar predeterminado del ordenador (descargas, escritorio, una carpeta, etc.)

Paso 2. Importar el contenido del archivo a Mendeley

Son válidas las dos opciones descritas para incorporar archivos en PDF. Bien desde la opción +Add new / Files from computer o mediante el sistema  Drag & Drop (arrastrar y soltar).

También es posible utilizar la opción específica +Add new / Import library seleccionando la opción correspondiente al tipo de archivo que se haya generado en el paso anterior

La información almacenada en formato .ris o .bib se convertirá en referencias bibliográficas.

 Importante: Este sistema de importación suele ser muy fiable porque funciona en bases de datos comerciales muy bien organizadas. No obstante se recomienda verificar en Mendeley los datos de la/s referencia/s importada/s y hacer, cuando corresponda, las oportunas correcciones comenzando por el Type y continuando por el resto de los campos.

El catálogo de Mendeley Web

Cada vez que un usuario de Mendeley añade una referencia en su cuenta está aceptando que pase a formar parte de Mendeley Catalog. De esta forma, Mendeley está construyendo día a día un catálogo mundial que contiene millones de referencias aportadas por todos los usuarios de forma anónima.
Si, por cualquier circunstancia, no se desea compartir información hay que desactivar la opción Share this reference que, por defecto,  aparece al final de cada referencia.

En esta vertiente colaborativa cada usuario aporta referencias al catálogo pero, de la misma manera, puede incorporar a su biblioteca personal cualquier referencia o documento a texto completo localizado en el catálogo Mendeley. Esta opción resulta especialmente interesante si tiene que guardar en su cuenta las referencias procedentes, por ejemplo, de un listado pues evitará tener que rastrear distintas bases de datos para localizarlas. Es altamente probable que la mayoría estén disponibles en el catálogo Mendeley.

Buscar en el catálogo de Mendeley

• El acceso al catálogo de Mendeley está disponible desde el apartado Tools / Search for articles online del Menú superior de la versión de escritorio de MRM.
• También se puede acceder directamente desde la opción Search de la versión web de Mendeley. En este caso, para poder importar referencias a la biblioteca personal es necesario loguearse.

De momento sólo está disponible la búsqueda simple.

1. Por defecto, se aplica entre cada término el operador AND, es decir, se recuperan documentos que contengan, en cualquier parte del registro, todos los términos buscados. Se pueden utilizar las comillas para buscar varios términos juntos como si fueran una frase. 

2. Sobre los resultados de la búsqueda se pueden aplicar filtros por Año, Tipo de documento, Revista y  Autor, y limitar los resultados a los que son de acceso abierto.

3. Los resultados se pueden ordenar por Más relevantes (según la distancia entre los términos de búsqueda), Más recientes (por fecha de publicación) o Más citados (según el número de citas recibidas en la base de datos Scopus).

4. En cada resultado figuran los datos bibliográficos del documento y en muchos casos se puede acceder al texto completo, que se importará junto con la referencia.

5. Se indica el número de citas recibidas en la base de datos Scopus y como métrica alternativa el número de usuarios (Readers) que tienen guardada la referencia en su cuenta personal.

6. Desde los documentos relacionados (Related) se puede seguir navegando por otros que comparten palabras en el título, autor, referencias citadas, etc.

Importar referencias desde el catálogo de Mendeley

Cualquiera de las referencias localizadas puede ser añadida, de una en una, a la biblioteca personal de referencias pinchando en . Si la referencia ya estuviese en nuestra Biblioteca figuraría como 

El inconveniente de esta opción es que no se puede seleccionar la colección o grupo de destino. Es necesario buscar las referencias importadas en la colección "Recently added" de Mendeley y reubicarlas a la colección personal o grupo privado elegido.

También se pueden incoporar todas las referencias de una página mediante Web importer, con la ventaja de que es posible escoger la colección de destino sin necesidad de reubicar las referencias a posteriori.

 Importante: Las referencias añadidas por este sistema pueden contener errores en la medida que hayan sido revisadas, o no, por sus propietarios. Por este motivo, como para todas las referencias procedentes de fuentes externas, se recomienda verificar en Mendeley los datos de la/s referencia/s importada/s y hacer, cuando corresponda, las oportunas correcciones comenzando por el Type y continuando por el resto de los campos.

El catálogo bibliográfico Catoute es una herramienta de descubrimiento que permite localizar mediante una única búsqueda todos los recursos disponibles en la Biblioteca de la Universidad, tanto impresos como electrónicos.

Desde un único punto de consulta es posible localizar y acceder al texto completo de todos los documentos incluidos en las revistas electrónicas y bases de datos suscritas por la institución y expandir las búsquedas más allá de los recursos propios para localizar otros documentos de interés en acceso abierto seleccionados por la Biblioteca. Además, integra documentos de producción propia incluidos en el Repositorio institucional BULERIA y en el Portal de revistas científicas de la Universidad.

Para aprender a hacer búsquedas se recomienda consultar la Guía temática del catálogo

En general y como forma rápida de llevar referencias (tanto una referencia como un listado) se puede utilizar Web importer. Tiene la ventaja de que se puede elegir la carpeta de destino de las referencias.

Como segunda opción se puede utilizar una aplicación específica diseñada por ExLibris para Catoute: 

1. Hacer una búsqueda

2. Marcar la casilla de selección para uno o varios resultados.

3. Desplegar las opciones disponibles en los tres puntos que aparecen en la parte superior de la lista de resultados (para un conjunto de resultados) o al lado de cada registro (para un resultado individual) 

4. Pinchar en el icono de Mendeley y las referencias se importarán directamente a la cuenta. Dado que no es posible escoger la colección de destino hay que buscarlas en Recently added y reubicarlas.

Finalmente, también existe la posibilidad de guardar los resultados en un archivo .ris o .bib y realizar una importación indirecta, en dos pasos: generar el archivo en Catoute y subirlo a Mendeley desde +Add new / Files from computer.

 Importante: Como de costumbre, se recomienda verificar en Mendeley los datos de la/s referencia/s importada/s y hacer, cuando corresponda, las oportunas correcciones comenzando por el Type y continuando por el resto de los campos.