Mendeley: Referencias y documentos

Editar referencias te permitirá corregir errores en la información, así como completar datos inexistentes que puedas necesitar cuando vayas a utilizar esas referencias en una bibliografía. También podrás añadir notas a sus referencias

Editar una referencia

1. Selecciona la referencia
2. La pestaña “Details” de la columna de la derecha te mostrará los campos de información que corresponden a la tipología documental de esa referencia, y los datos de la misma. Pincha en el campo que desees corregir o completar para activarlo, e introduce las modificaciones que precise.

Desde la pestaña “Notes” podrás añadir también notas personales a la referencia. A través del buscador, Mendeley es capaz de recuperar cualquier palabra introducida en la pestaña “Notes”.

Editar varias referencias simultáneamente

1. Mantén pulsada la tecla Ctrl y selecciona las referencias que deseas modificar.
2. En la pestaña “Details” de la columna de la derecha verás resaltado un mensaje de aviso, que te indica el número de documentos seleccionados y que los cambios que realices tendrán lugar sobre todos ellos. Al igual que antes, pincha en el campo que desees corregir o completar para activarlo e introduce las modificaciones que precise. También podrás añadir notas a todas las referencias seleccionadas, desde la pestaña “Notes”.

IMPORTANTE: Si cometes algún error, podrás recuperar los datos previos, esto es, deshacer el error, desde la opción del menú “Edit” > “Undo”, ¡pero sólo si no hubieses sincronizado las versiones Escritorio y Web de Mendeley!. Una vez se realizas la sincronización, los cambios realizados pasan a ser definitivos. Utiliza esta opción para añadir notas a sus referencias y para modificar aquellos campos cuyos datos no van a ser utilizados en la confección de una bibliografía (por ejemplo, añada materias o etiquetas a sus referencias). ¡Ten sumo cuidado en modificar aquellos campos cuya información sea requerida en las bibliografías!.

Corregir varias referencias a través de los índices

Los índices pueden ayudar a detectar y corregir errores en las referencias: errores ortográficos o gramaticales, formas incorrectas en apellidos de autores, o etiquetas diferentes asignadas a referencias de la misma temática

1. Selecciona la entrada errónea en cualquiera de los índices, y arrástrala hacia la forma correcta. Mendeley te pedirá confirmación para renombrar la forma incorrecta como la correcta. Pinchando en “OK”, unificará ambas formas del nombre bajo una única entrada, libre de errores.

IMPORTANTE: Utiliza esta corrección en bloque con precaución, sobre todo en aquellos casos que pueden afectar a campos fundamentales de las referencias, como autores (índice “Filter by Authors”) y títulos de publicación (índice “Filter by Publications”).

• En el caso de los autores y títulos de publicación, utiliza los cambios para unificar la ortografía o corregir diacríticos y acentos.
• En el caso de las etiquetas personales y palabras clave asignadas por los autores, puedes proceder con libertad. Se trata de una información que nunca aparecerá en una referencia, pero que puede aportarle valor añadido a la hora de las búsquedas.

Si cometes algún error, podrás recuperar los datos previos, esto es, deshacer el error, desde la opción del menú “Edit” > “Undo”, ¡pero sólo si no hubieses sincronizado las versiones Escritorio y Web de Mendeley!. Una vez se realizas la sincronización, los cambios realizados pasan a ser definitivos.

Bajo el epígrafe “My Library” de la columna izquierda del Escritorio de Mendeley, se muestra la estructura de carpetas de una cuenta. Al pinchar en “All Documents” se visualizarán todas las referencias que hay en dicha cuenta. Si sólo se desea visualizar las referencias de una determinada carpeta, basta con pinchar sobre el nombre de ésta.

En la parte central del Escritorio se muestran todas las referencias que hay en una cuenta o carpeta. Esta información puede visualizarse de dos formas, configurables desde la opción del menú “View”:
- La opción “Library as Table” muestra la información de las referencias en forma de tabla, con una serie de campos (autor, título, fecha de publicación, etc.) que permiten ordenar las referencias, como ya se ha visto anteriormente. Ésta es la forma habitual de visualizar las referencias en Mendeley.

- La opción “Library as Citations” muestra cómo quedarían las referencias en una bibliografía creada con un formato bibliográfico determinado (escogido previamente por el usuario desde la opción del menú “View”  “Citation Style”. Se profundizará en la elección de un formato bibliográfico en el capítulo dedicado a las bibliografías).

Finalmente, en la columna de la derecha, se muestra la información de la referencia seleccionada. Los campos con información que se ven en dicha columna son los definidos para cada tipología documental en la opción del menú “Tools” > “Options” > “Document details”. En esta ventana, los campos marcados en azul son los considerados como básicos por Mendeley, y no pueden suprimirse. El resto de campos pueden mostrarse o eliminarse a voluntad

Mendeley divide la información que muestra en la parte central del escritorio en columnas, identificadas en su parte superior. Al pinchar en el nombre de cada columna, se ordenarán las referencias atendiendo a distintos criterios :

• Las marcadas como favoritas
• Las marcadas como leídas
• Las que van acompañadas de documento adjunto
• Campos de ordenación: autor, título, fecha de publicación, título de la publicación, fecha en que fueron agregadas a Mendeley. Esta ordenación puede invertirse pinchando de nuevo en el nombre de la columna.

Búsqueda rápida
Esta opción de búsqueda está visible en la parte superior derecha del Escritorio

•  Si te encuentras en “All Documents”, la búsqueda se realizará en todas las referencias de la cuenta, mientras que si te encuentras en una carpeta determinada, se realizará solo entre las referencias de esa carpeta.
• Por defecto, la búsqueda se realizará en todos los campos de una referencia o entre las palabras incluidas en la pestaña “Notes”. Si se prefiere limitar la búsqueda a un campo concreto, solo hay que abrir el desplegable que acompaña a la lupa y elegirlo. Los campos en los que se puede buscar son: autor, título, título de publicación, año y notas.

• Si se introducen varios términos de búsqueda en el cajetín, el buscador localizará referencias que contengan todos los términos. Es decir, utiliza por defecto el operador Y. Otros operadores deben ser redactados por el usuario
• Puede combinar varios campos con operadores para realizar búsquedas complejas
• Sensible a acentos
• Por defecto, aplica truncamientos a los términos y recupera la secuencia de letras. Así, “art” recuperará “heart”, “artificial” y “Martínez”
• Los términos de búsqueda encontrados se resaltan en amarillo
• También busca en el texto completo de los documentos en formato PDF que se hayan adjuntado, y resalta en color amarillo los términos localizados, a la vez que indica el número de veces que los ha encontrado

Búsqueda por índices
A medida que se van añadiendo referencias a la base de datos, Mendeley utiliza la información contenida en los campos autor (“Authors”), palabra clave de autor (“Author Keywords”), etiqueta (“Tags”) y título de publicación (“Journal”, “Book”, “Publication”, “Proc. Title”, “Encyclopedia”, “Source”, “Series Title”), para elaborar cuatro índices, que permiten recuperar información de forma muy rápida.

El proceso de elaboración de estos índices es automático. Por este motivo, recomendamos que, siempre que puedas, elijas que los registros lleguen a Mendeley procedentes de las bases de datos de la forma más completa posible, incluyendo, por ejemplo, materias. La elaboración y mantenimiento de estos índices en un entorno manual conllevaría un enorme trabajo.
Se accede a la búsqueda por índices desde las opciones “Filter by…” situadas en la parte inferior de la columna izquierda del Escritorio.

• Filter by Author Keywords te permitirá buscar referencias por las materias asignadas por los autores.
• Filter by Authors te permitirá buscar referencias por autor, tanto personal como corporativo.
• Filter by My Tags te permitirá buscar referencias en base a las etiquetas que usted personalmente les haya asignado.
• Filter by Publications te permitirá buscar referencias por el título de la revista, libro, acta de congreso, etc., en que fueron publicados los documentos.

De forma interna, Mendeley asigna un identificador a cada referencia. Cada nueva referencia tiene un identificador diferente, y si una referencia se borra su Id no es asignado a ninguna otra. De esta forma, dos referencias tienen dos Ids diferentes para Mendeley, aunque su contenido sea el mismo. Si hay referencias duplicadas es posible que usted seleccione indistintamente cualquiera de ellas a la hora de insertar citas en su documento, en cuyo caso, en la lista final la referencia aparecería por duplicado. Y en el peor de los casos, con datos diferentes.

Para evitar este problema, Mendeley incorpora una herramienta que permite localizar y eliminar las referencias duplicadas. Ten en cuenta que las referencias duplicadas deben ser chequeadas y eliminadas antes de haber sido utilizadas en la elaboración de una bibliografía. Si en tu documento has insertado citas de referencias duplicadas y posteriormente eliminas los duplicados, Mendeley no podrá convertir esas citas en referencias.

Búsqueda de duplicados

Para comprobar si existen duplicados entre las referencias, se debe pinchar en la opción del menú “Tools” >  “Check for Duplicates”.

• Si pinchas en dicha opción habiéndose situado previamente en la carpeta “All Documents”, buscará duplicados entre todas las referencias de su cuenta ;
• Si te sitúas en una carpeta determinada, la opción “Check for Duplicates” localizará referencias duplicadas entre aquellas de dicha carpeta.

En caso de que el sistema detecte duplicados, mostrará cada grupo de referencias duplicadas en una única fila.

Revisión y unión de duplicados

1. Abrir cada grupo de duplicados mediante el desplegable situado a su izquierda. Se mostrarán las referencias duplicadas que contiene dicho grupo, y el grado de acierto de Mendeley para cada una de ellas, medido en función del mayor o menor tono gris presente en la barra “Confidence”.                                           
2.  Examina cada una de las referencias incluidas en el grupo para verificar si realmente se trata de duplicados o no. A la izquierda de cada uno de los campos de la referencia figura un recuadro. Si el recuadro aparece marcado significa que la información correspondiente a ese campo es idéntica en las distintas referencias que forman el set. Presta atención a los campos cuyo recuadro aparece sin marcar, pues significa que la información contenida en ese campo difiere entre las referencias que integran el grupo de duplicados. Tendrás que revisar atentamente ese campo y seleccionar el recuadro correspondiente a la información que desea que prevalezca. También podrás realizar modificaciones o completar información, si fuera necesario.

3. Una vez haya finalizado la revisión de las referencias, y estando todos los campos marcados, se procederá a unir todas las referencias incluidas en el grupo de duplicados en una sola. Para ello, se debe pinchar en el botón “Merge Documents” que figura en la parte superior de la columna de la derecha. Mendeley pedirá confirmar la unión de las referencias, para lo que habrá que pinchar en el botón “Confirm Merge”. De este modo, Mendeley creará una nueva referencia, que contendrá la información de todos los campos seleccionados previamente, y enviará a la papelera las referencias duplicadas. Se debe repetir esta operación con todos los grupos de duplicados, hasta que no quede ninguno.

Duplicados incorrectos
Si durante la revisión campo a campo de las referencias incluidas en un grupo de duplicados se detecta que alguna de ellas no es un duplicado, selecciona esa referencia que Mendeley ha considerado erróneamente como duplicado y pincha en el botón “Not a Duplicate”, situado en la parte superior de la columna de la derecha.

Mendeley dejará de considerar esa referencia como duplicado. Si en el grupo de duplicados hubiese solo dos referencias, la otra referencia también dejaría de ser considerada como duplicado de forma automática, y el grupo dejaría de mostrarse en sucesivas búsquedas de duplicados

Selección manual de duplicados
En caso de que Mendeley, tras realizar una búsqueda de referencias duplicadas, no localizase referencias que lo son, deberá indicar manualmente que se trata de duplicados. Para ello, se procederá de la siguiente forma:

1.  Localiza, mediante cualquier procedimiento, las referencias duplicadas que Mendeley no considera como tales, y selecciónalas (manteniendo pulsada la tecla Ctrl del teclado).

2. Pincha en el botón “Merge Documents”, situado en la parte superior de la columna de la derecha.

3. Mendeley pasará a considerar las referencias seleccionadas como duplicados y las mostrará en un único grupo, con las casillas de selección de campos en la columna de la derecha.

4. Revisa las referencias duplicadas campo a campo y seleccionando, en cada una de ellas, los campos con la información más completa. Cuando hayas finalizado, pincha en el botón “Merge Documents” para unir las referencias duplicadas, y confirma la unión mediante el botón “Confirm Merge”. Mendeley creará una nueva referencia con la información de los campos seleccionados y enviará las referencias duplicadas a la papelera.

Deshacer errores
Si accidentalmente se fusionan referencias que realmente no son duplicados, es posible deshacer el error de dos formas:

1. Mediante la opción del menú “Edit” > “Undo”: Esta opción permitirá deshacer el último cambio realizado, siempre y cuando no hayas sincronizado las versiones Escritorio y Web de Mendeley

2. Desde la papelera: pincha en “All Deleted Documents”, selecciona las referencias erróneamente fusionadas (manteniendo pulsada la tecla Ctrl del teclado), y pincha en el botón “Restore”, o haz click en el botón derecho del ratón y selecciona la opción “Restore Documents”.

Mendeley recuperará las referencias que se hubiesen unido erróneamente, devolviéndolas a la carpeta en la que estuviesen almacenadas previamente. Ten en cuenta que no se eliminará la referencia creada durante el proceso de unión (esa referencia nueva que se creó a partir de los campos que se habían seleccionado).

En principio, Mendeley almacena referencias bibliográficas. No obstante, también permite enlazar, junto con la referencia, todo tipo de archivos: documentos de texto, imágenes, vídeos, presentaciones de PowerPoint, PDFs, etc.

Cada cuenta de Mendeley, en su Versión Institucional, dispone de 100 Gb para uso personal, y de otros 100 Gb para uso por parte de grupos. En Mendeley, todo ocupa espacio: tanto las referencias, como las carpetas, como los enlaces a documentos adjuntos, como los propios documentos adjuntos una vez se suben a la versión Web de Mendeley.

Para adjuntar un archivo a una referencia, selecciónela. En la parte inferior de la columna de la derecha figura un campo denominado “Files”. Dentro de éste encontrarás la opción “Add File…”, que te permitirá buscar en tu ordenador el archivo que desees adjuntar.

Todas las referencias que incluyen archivos adjuntos llevan delante el símbolo del tipo de documento de que se trata (PDF, Word, Excel, etc.). Si ordenas la lista de referencias por la columna de adjuntos, localizarás juntas todas las referencias que incluyen como archivo adjunto un determinado tipo de documento.

¡IMPORTANTE!: Ten presente que la versión de Escritorio de Mendeley enlaza los archivos adjuntos con las referencias, pero no almacena dichos archivos. Esto supone que si agregas un documento depositado en una carpeta de Tu PC, y posteriormente lo mueves a otra carpeta o lo eliminas, se romperá el vínculo entre el documento y Mendeley y no podrás acceder al documento. Para evitar este problema, deberás sincronizar previamente las versiones Escritorio y Web de Mendeley, a fin de que el documento sea subido a la versión Web.

Mendeley incorpora un programa lector de documentos en formato PDF, dotado de múltiples herramientas que nos van a permitir trabajar con este tipo de documentos. Así, podremos seleccionar texto, subrayar, añadir anotaciones, ver el documento en pantalla completa o aplicar un zoom.

1. Pincha en el icono de documento adjunto de la columna central del Escritorio de Mendeley

2. Se abrirá el documento. En la parte superior del mismo encontraremos una barra de menús, acompañada de una serie de botones, que nos permitirán aplicar al documento las distintas funcionalidades que incorpora el visor.