Mendeley permite marcar las referencias de tres formas distintas:
Marcar documentos como favoritos
Te permitirá acceder más rápidamente a aquellos documentos de mayor relevancia e interés, de entre todos los que integran tu base de datos de Mendeley.
Cada uno de los documentos va acompañado de una estrella, que permite marcarlo como favorito. Al hacerlo, la estrella aparecerá en color amarillo. Los documentos así marcados se incorporarán a la carpeta “Favorites”, además de seguir ubicados en la carpeta en la que se hubiesen depositado. Es una buena forma de trabajar con documentos que se encuentran ubicados en carpetas diferentes.
Otra forma de marcar documentos como favoritos sería seleccionando los de nuestro interés. Tras pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará el menú que acompaña a la opción “Mark As”, y se seleccionará la opción “Favorite” o “Not Favorite”, en función de si se desea marcar o desmarcar los documentos como favoritos.
Marcar documentos como leídos / no leídos
* Círculo verde = Referencia no leída
* Círculo gris = Referencia leída
Marcar documentos como revisados / pendientes de revisión
En ocasiones, al agregar referencias a una cuenta, Mendeley examina los metadatos que acompañan a esas referencias y detecta, de forma automática, aquellas referencias que contienen errores o datos incompletos, incorporándolas a una carpeta denominada “Needs Review”.
El propietario de la cuenta también puede señalar, de manera manual, aquellas referencias incompletas o con errores y que, por lo tanto, necesitan ser revisadas. De este modo, ayudará a Mendeley en aquellos casos en los que Mendeley no haya podido detectar tales errores.
Para marcar una referencia como pendiente de revisión habrá que seleccionarla y, tras pinchar en el botón derecho del ratón, desplegar el menú que acompaña a la opción “Mark As”, y seleccionar la opción “Needs Review”.
La referencia así marcada quedará resaltada en la pestaña “Details” de la columna de la derecha, y se agregará a la carpeta “Needs Review” (además de seguir ubicada en la carpeta en la que se hubiese depositado).
Cuando la referencia ya esté revisada y corregida se le puede indicar a Mendeley, pinchando en el botón “Details are Correct” que figura en la pestaña “Details” de la columna de la derecha ; o, en el botón derecho del ratón, desplegando el menú que acompaña a la opción “Mark As” y seleccionando la opción “Reviewed”. La referencia saldrá automáticamente de la carpeta “Needs Review”.
Editar referencias te permitirá corregir errores en la información, así como completar datos inexistentes que puedas necesitar cuando vayas a utilizar esas referencias en una bibliografía. También podrás añadir notas a sus referencias
Editar una referencia
Desde la pestaña “Notes” podrás añadir también notas personales a la referencia. A través del buscador, Mendeley es capaz de recuperar cualquier palabra introducida en la pestaña “Notes”.
Editar varias referencias simultáneamente
IMPORTANTE: Si cometes algún error, podrás recuperar los datos previos, esto es, deshacer el error, desde la opción del menú “Edit” > “Undo”, ¡pero sólo si no hubieses sincronizado las versiones Escritorio y Web de Mendeley!. Una vez se realizas la sincronización, los cambios realizados pasan a ser definitivos. Utiliza esta opción para añadir notas a sus referencias y para modificar aquellos campos cuyos datos no van a ser utilizados en la confección de una bibliografía (por ejemplo, añada materias o etiquetas a sus referencias). ¡Ten sumo cuidado en modificar aquellos campos cuya información sea requerida en las bibliografías!.
Corregir varias referencias a través de los índices
Los índices pueden ayudar a detectar y corregir errores en las referencias: errores ortográficos o gramaticales, formas incorrectas en apellidos de autores, o etiquetas diferentes asignadas a referencias de la misma temática
IMPORTANTE: Utiliza esta corrección en bloque con precaución, sobre todo en aquellos casos que pueden afectar a campos fundamentales de las referencias, como autores (índice “Filter by Authors”) y títulos de publicación (índice “Filter by Publications”).
Si cometes algún error, podrás recuperar los datos previos, esto es, deshacer el error, desde la opción del menú “Edit” > “Undo”, ¡pero sólo si no hubieses sincronizado las versiones Escritorio y Web de Mendeley!. Una vez se realizas la sincronización, los cambios realizados pasan a ser definitivos.
Bajo el epígrafe “My Library” de la columna izquierda del Escritorio de Mendeley, se muestra la estructura de carpetas de una cuenta. Al pinchar en “All Documents” se visualizarán todas las referencias que hay en dicha cuenta. Si sólo se desea visualizar las referencias de una determinada carpeta, basta con pinchar sobre el nombre de ésta.
En la parte central del Escritorio se muestran todas las referencias que hay en una cuenta o carpeta. Esta información puede visualizarse de dos formas, configurables desde la opción del menú “View”:
- La opción “Library as Table” muestra la información de las referencias en forma de tabla, con una serie de campos (autor, título, fecha de publicación, etc.) que permiten ordenar las referencias, como ya se ha visto anteriormente. Ésta es la forma habitual de visualizar las referencias en Mendeley.
- La opción “Library as Citations” muestra cómo quedarían las referencias en una bibliografía creada con un formato bibliográfico determinado (escogido previamente por el usuario desde la opción del menú “View” “Citation Style”. Se profundizará en la elección de un formato bibliográfico en el capítulo dedicado a las bibliografías).
Finalmente, en la columna de la derecha, se muestra la información de la referencia seleccionada. Los campos con información que se ven en dicha columna son los definidos para cada tipología documental en la opción del menú “Tools” > “Options” > “Document details”. En esta ventana, los campos marcados en azul son los considerados como básicos por Mendeley, y no pueden suprimirse. El resto de campos pueden mostrarse o eliminarse a voluntad
Mendeley divide la información que muestra en la parte central del escritorio en columnas, identificadas en su parte superior. Al pinchar en el nombre de cada columna, se ordenarán las referencias atendiendo a distintos criterios :
Búsqueda rápida
Esta opción de búsqueda está visible en la parte superior derecha del Escritorio
Búsqueda por índices
A medida que se van añadiendo referencias a la base de datos, Mendeley utiliza la información contenida en los campos autor (“Authors”), palabra clave de autor (“Author Keywords”), etiqueta (“Tags”) y título de publicación (“Journal”, “Book”, “Publication”, “Proc. Title”, “Encyclopedia”, “Source”, “Series Title”), para elaborar cuatro índices, que permiten recuperar información de forma muy rápida.
El proceso de elaboración de estos índices es automático. Por este motivo, recomendamos que, siempre que puedas, elijas que los registros lleguen a Mendeley procedentes de las bases de datos de la forma más completa posible, incluyendo, por ejemplo, materias. La elaboración y mantenimiento de estos índices en un entorno manual conllevaría un enorme trabajo.
Se accede a la búsqueda por índices desde las opciones “Filter by…” situadas en la parte inferior de la columna izquierda del Escritorio.
De forma interna, Mendeley asigna un identificador a cada referencia. Cada nueva referencia tiene un identificador diferente, y si una referencia se borra su Id no es asignado a ninguna otra. De esta forma, dos referencias tienen dos Ids diferentes para Mendeley, aunque su contenido sea el mismo. Si hay referencias duplicadas es posible que usted seleccione indistintamente cualquiera de ellas a la hora de insertar citas en su documento, en cuyo caso, en la lista final la referencia aparecería por duplicado. Y en el peor de los casos, con datos diferentes.
Para evitar este problema, Mendeley incorpora una herramienta que permite localizar y eliminar las referencias duplicadas. Ten en cuenta que las referencias duplicadas deben ser chequeadas y eliminadas antes de haber sido utilizadas en la elaboración de una bibliografía. Si en tu documento has insertado citas de referencias duplicadas y posteriormente eliminas los duplicados, Mendeley no podrá convertir esas citas en referencias.
Búsqueda de duplicados
Para comprobar si existen duplicados entre las referencias, se debe pinchar en la opción del menú “Tools” > “Check for Duplicates”.
En caso de que el sistema detecte duplicados, mostrará cada grupo de referencias duplicadas en una única fila.
Revisión y unión de duplicados
Duplicados incorrectos
Si durante la revisión campo a campo de las referencias incluidas en un grupo de duplicados se detecta que alguna de ellas no es un duplicado, selecciona esa referencia que Mendeley ha considerado erróneamente como duplicado y pincha en el botón “Not a Duplicate”, situado en la parte superior de la columna de la derecha.
Mendeley dejará de considerar esa referencia como duplicado. Si en el grupo de duplicados hubiese solo dos referencias, la otra referencia también dejaría de ser considerada como duplicado de forma automática, y el grupo dejaría de mostrarse en sucesivas búsquedas de duplicados
Selección manual de duplicados
En caso de que Mendeley, tras realizar una búsqueda de referencias duplicadas, no localizase referencias que lo son, deberá indicar manualmente que se trata de duplicados. Para ello, se procederá de la siguiente forma:
Deshacer errores
Si accidentalmente se fusionan referencias que realmente no son duplicados, es posible deshacer el error de dos formas:
Mendeley recuperará las referencias que se hubiesen unido erróneamente, devolviéndolas a la carpeta en la que estuviesen almacenadas previamente. Ten en cuenta que no se eliminará la referencia creada durante el proceso de unión (esa referencia nueva que se creó a partir de los campos que se habían seleccionado).
Mendeley incorpora una herramienta que permite la gestión de nuestros documentos en formato PDF de forma automática. Así, mediante esta herramienta, Mendeley puede:
Este organizador de documentos debes configurarlo desde la opción del menú “Tools” > “Options” > “File Organizer”
Desde esta pestaña, hay que configurar los siguientes parámetros:
La configuración de los parámetros 2 y 3 es optativa. Así, se puede establecer la carpeta principal en la que se depositarán los documentos pero no establecer subcarpetas, ni renombrar esos documentos, o renombrarlos sin que haya subcarpetas.
Una vez finalizada la configuración y tras pinchar en “OK”, Mendeley creará la carpeta definida en el parámetro 1, realizará una copia de todos los documentos en formato PDF que tenga adjuntos, y la depositará en esa carpeta según los criterios de organización en subcarpetas (parámetro 2) y de renombrado de documentos (parámetro 3) definidos por el usuario.
¡Atención!: Si en algún momento borrases la carpeta creada mediante el organizador de documentos, también perderás éstos, salvo que los tengas ubicados en alguna otra carpeta de tu ordenador, o los hayas subido previamente a la versión Web de Mendeley.
En principio, Mendeley almacena referencias bibliográficas. No obstante, también permite enlazar, junto con la referencia, todo tipo de archivos: documentos de texto, imágenes, vídeos, presentaciones de PowerPoint, PDFs, etc.
Cada cuenta de Mendeley, en su Versión Institucional, dispone de 100 Gb para uso personal, y de otros 100 Gb para uso por parte de grupos. En Mendeley, todo ocupa espacio: tanto las referencias, como las carpetas, como los enlaces a documentos adjuntos, como los propios documentos adjuntos una vez se suben a la versión Web de Mendeley.
Para adjuntar un archivo a una referencia, selecciónela. En la parte inferior de la columna de la derecha figura un campo denominado “Files”. Dentro de éste encontrarás la opción “Add File…”, que te permitirá buscar en tu ordenador el archivo que desees adjuntar.
Todas las referencias que incluyen archivos adjuntos llevan delante el símbolo del tipo de documento de que se trata (PDF, Word, Excel, etc.). Si ordenas la lista de referencias por la columna de adjuntos, localizarás juntas todas las referencias que incluyen como archivo adjunto un determinado tipo de documento.
¡IMPORTANTE!: Ten presente que la versión de Escritorio de Mendeley enlaza los archivos adjuntos con las referencias, pero no almacena dichos archivos. Esto supone que si agregas un documento depositado en una carpeta de Tu PC, y posteriormente lo mueves a otra carpeta o lo eliminas, se romperá el vínculo entre el documento y Mendeley y no podrás acceder al documento. Para evitar este problema, deberás sincronizar previamente las versiones Escritorio y Web de Mendeley, a fin de que el documento sea subido a la versión Web.
Mendeley incorpora un programa lector de documentos en formato PDF, dotado de múltiples herramientas que nos van a permitir trabajar con este tipo de documentos. Así, podremos seleccionar texto, subrayar, añadir anotaciones, ver el documento en pantalla completa o aplicar un zoom.