Mendeley Reference Manager - Grupos privados: Crear un grupo y gestionar sus miembros

Crear grupos privados

Los grupos se ubican en el panel izquierdo, debajo de las colecciones personales de Mendeley.

Para crear un grupo basta con pinchar en New group y ponerle un nombre.

Cualquier usuario de Mendeley Institutional Edition puede crear hasta 1000 grupos.

Invitar a colegas a unirse al grupo

Para poder formar parte de un grupo privado es imprescindible tener una cuenta de Mendeley.

Cualquier usuario de MIE puede invitar hasta 99 personas a unirse a un grupo privado.

Inicialmente el propietario envía las invitaciones desde la opción Manage group (se despliega al pinchar sobre los tres puntos  que aparecen a la derecha del nombre del grupo) / Invite members, introduciendo las direcciones de correo electrónico de todas las personas. Pero no solo el propietario puede enviar invitaciones sino que, una vez creado el grupo,   cualquiera de los miembros puede hacerlo.

Unirse a un  grupo privado

El interesado que recibe en su correo electrónico la invitación tiene que aceptarla pinchando en Join this group. Si no acepta, la invitación quedará pendiente y el remitente puede volver a enviarla en otro momento.

Una vez que ha aceptado unirse al grupo, el sistema le llevará a Mendeley (si no lo tiene abierto tendrá que iniciar sesión). En el apartado Groups aparecen las invitaciones pendientes. Para poder unirse al grupo tendrá que terminar el proceso pinchando en Accept

Si la persona que recibe la invitación no tuviera cuenta en Mendeley el sistema le propone crearse una para terminar el proceso.

Sólo los propietarios y los miembros con rol de administrador pueden cambiar el nombre del grupo. Basta con ir al apartado  Groups y pinchar sobre los tres botones que aparecen al lado del nombre del grupo escogiendo la opción Rename Group.

Para cerrar un grupo es necesario borrarlo. Sólo el propietario del grupo tiene la posibilidad de hacerlo desde la opción Delete Goup del Menú de Grupos.

Borrar un grupo es una acción irreversible que implica que ninguno de los miembos del grupo podá acceder a la información almacenada.

Todas las referencias y documentos disponibles para el grupo se borrarán, incluso para su propietario.

Los miembros de un grupo de Mendeley tienen distintos roles a los que se asocian distintas funciones en relacion con la gestion del grupo y sus  miembros:

• El propietario del grupo es el que lo ha creado (Owner): Tiene todas las opciones de gestión.
• Puede haber uno o varios administradores nombrados por el propietario (Admin): Tienen las mismas opciones de gestión que el propietario, pero no pueden borrar el grupo.
• El resto serán miembros sin rol específico (Member): Sólo pueden invitar a otras personas a unirse al grupo.

Opciones de gestión del grupo para propietarios (Owner) y administradores (Admin)

Desde la opción Manage group del Menú de grupos (que se despliega al pinchar sobre los tres puntos  que aparecen a la derecha del nombre del grupo) se accede a la página de opciones de gestión del grupo.

1. Invitar a colegas

Desde Invite members propietarios y administradores pueden añadir miembros al grupo enviándoles una invitación.

2. Promover a administrador (Promote to Admin), degradar a un administrador (Demote to member), y expulsar a miembros (Remove from Group)

Los propietarios y administradores del grupo visualizan tres puntos al lado de cada nombre en la lista de miembros. Pinchando sobre ellos se despliegan las opciones de gestión de los miembros del grupo.

• El propietario del grupo puede hacer administrador a cualquier miembro (uno o varios) pinchando en la opción Promote to Admin. 
• Propietarios y administradores pueden expulsar a un miembro del grupo en la opción Remove from Group.

Opciones de gestión del grupo para miembros sin cargo

Los miembros de un grupo que no son propietarios ni administradores no tienen opciones de gestión del grupo  asociadas a su perfil y sólo pueden enviar invitaciones a otras personas para unirse al grupo (Invite members).

Los miembros abandonan el grupo

Todos los miembros del grupo, a excepción de su propietario, pueden abandonar el grupo en cualquier momento. Basta con pinchar en la opcion Leave Group del Menú de Grupos.

El propietario abandona el grupo

El propietario del grupo sólo podrá abandonarlo si previamente ha nombrado, como mínino, un administrador entre el resto de los miembros y le transfiere la propiedad del grupo.

Para transferir la propiedad a un miembro del grupo tendrá que buscarlo en la lista de miembros y desde los tres puntos que aparecen a la derecha de cada nombre seleccionar la opción Transfer Ownership.

Una vez transferida la propiedad, el dueño del grupo podrá abandonarlo desde la rueda dentada de la parte superior, en la opción Leave Group