Normativa de adquisiciones

Normativa General de Adquisiciones

General

Para la compra de material bibliográfico de la Universidad de León, la Unidad de Adquisiciones (U.A.) seguirá los siguientes parámetros generales:

Todo el material bibliográfico comprado en la Universidad de León deberá ingresar a través de la U.A.
La solicitud de compra de una obra se realizará a través del formulario de compra de material bibliográfico.
No está permitida la compra directa por parte de los usuarios, a excepción de los Proyectos de investigación.
Corresponde a la U.A. la adjudicación del proveedor adecuado para cada compra, en razón de criterios de calidad, economía y rapidez en el servicio.
La U.A. no tramitará facturas cuyo material no se haya recibido físicamente en la Unidad.

Peticionarios

Pueden solicitar la compra de material bibliográfico:

PDI. Los docentes e investigadores autorizados por su director de Departamento. La relación de personal docente autorizado se actualiza cada año.
PAS. El personal de administración y servicios de la Universidad de León podrá solicitar la compra de material cuando sea necesario para el desarrollo de su trabajo y tenga un fondo económico que le dé cobertura.
Estudiantes. Los estudiantes de la Universidad de León formularán sus solicitudes y sugerencias de compra a través de las desideratas que gestionan las bibliotecas de cada centro.

Material Bibliográfico

¿Qué se puede comprar?

Se pueden adquirir documentos en todo tipo de soporte (libros y revistas, patentes, normas, discos compactos, material gráfico y audiovisual, bases de datos, etc.)

¿Qué materiales no se pueden comprar?

Están excluidos de compra los números sueltos no monográficos de publicaciones periódicas, las partes de documentos, los programas de ordenador o cualquier tipo de software, y los materiales electrónicos que, por causas de los DRM (Digital Rights Management o Gestión de Derechos Digitales) que posean, no puedan ser adquiridos legalmente por la Universidad de León.

Para optimizar los recursos económicos y la vigencia del fondo bibliográfico de la Universidad de León, la U.A.:

Recomienda la compra de material actualizado.
Se reserva la decisión de tramitar reiteradamente la petición de obras agotadas y/o descatalogadas.
No tramitará con cargo al presupuesto de la Biblioteca Universitaria ningún material que se ofrezca de forma gratuita y legal en la red.

Facturación

Desde el 15 de enero de 2015, los organismos oficiales estamo obligados por ley a procesar de forma electrónica las facturas de importe igual o superior a 5000 €. En el caso de las facturas en papel de importe superior a 400 €, los proveedores deberán ingresarlas a través del Registro General de la Universidad de León.

En todas las facturas tienen que aparecer obligatoriamente una serie de datos normalizados con sus correspondientes códigos:

Universidad de León U00900001
Servicio de Gestión Presupuestaria y Contable GE0002288
Unidad Tramitadora (código correspondiente)

Todas las facturas, independientemente de su cauce de entrada, se recibirán en la U.A. junto con el material reflejado en ellas. Se comprobarán, sellarán, firmarán y serán enviadas a las Bibliotecas de Centro, que las remitirán a la Unidad Tramitadora correspondiente.

Estas facturas deberán ser abonadas lo antes posible para evitar tanto las reclamaciones de pago por parte de los proveedores como la solicitud de nuevas facturas con fecha actualizada, lo que además de suponer trabajo añadido para todo el personal implicado, daña la imagen interna y externa de la Universidad de León .

Para ayudar al buen funcionamiento de esta tarea, la U.A. enviará semestralmente la especificación de gasto y los datos de facturación a las diferentes Bibliotecas y Unidades pagadoras de la Universidad de León.

Las facturas tramitadas por la Unidad de Adquisiciones en tiempo y forma que sean reclamadas por los proveedores por no haber sido abonadas dentro de un plazo razonable, pasarán a ser responsabilidad (en lo concerniente a la nueva petición de originales) de la Unidad pagadora responsable.

Proyectos de investigación

Únicamente en el caso de los proyectos de Investigación los profesores investigadores tendrán la doble posibilidad de realizar la compra de material bibliográfico de forma directa o, siguiendo el cauce habitual, a través de la U.A.

En el caso de compra directa, el profesor investigador deberá presentar en la U.A. la factura con la totalidad del material incluido en ella. La U.A. procederá al sellado y firma de la misma.

Cierre del ejercicio económico

La unidad de Adquisiciones tendrá como referencia para el cierre presupuestario anual la fecha establecida por la Gerencia.

No podemos garantizar que las facturas lleguen antes de la fecha establecida por Gerencia para el cierre del ejercicio si las peticiones de compra no se realizan con un plazo de antelación previamente establecido (30 días para los fondos extranjeros y 15 días para los nacionales).

Sugerimos que se anticipen las peticiones previstas para saldar el cierre del ejercicio y, en su caso, soliciten la facturación para el año siguiente de aquellas cantidades que rebasen el presupuesto.

No se tramitarán facturas adelantadas para que las distintas Unidades pagadoras puedan gastar los saldos positivos de sus ejercicios económicos.

Las facturas tramitadas por la U.A. dentro del plazo establecido por la Gerencia que no puedan ser abonadas dentro del ejercicio económico de año pasarán a ser responsabilidad de la Unidad pagadora correspondiente.

Publicaciones periódicas y recursos electrónicos

Normativa de selección y adquisición de publicaciones periódicas y recursos electrónicos

La selección la realiza el personal docente y los responsables de las bibliotecas de Centro. Los usuarios también pueden hacer sus sugerencias a través de las desideratas.

La Unidad de Publicaciones Periódicas es la encargada de tramitar y gestionar de forma centralizada las suscripciones de las publicaciones periódicas en cualquier formato y la compra del material bibliográfico en formato electrónico: bases de datos, colecciones de revistas, obras de referencia y otros materiales requeridos para la docencia e investigación.

La selección de los recursos electrónicos está basada, entre otros, en los siguientes criterios: accesibilidad, permitir el acceso en línea por reconocimiento de ip, plataformas de calidad y de solvencia en el mercado internacional, facilidad de uso, disponibilidad de estadísticas de uso; y posibilitar de integración con otros recursos.

En caso de ser necesario firmar licencias o acuerdos de contratación se tratará de lograr que el documento se redacte y firme en español, que el ámbito legal que los regule sea también español y que estén garantizados los usos que la legislación sobre propiedad intelectual otorga a las bibliotecas.

La adquisición de dichos fondos se realizará a través de:

Concurso de de suministros de Publicaciones periódicas.
Compra directa cuando ésta sea la única forma posible de adquisición.
Compra consorciada a través de BUCLE.
Intercambio y donación.

Concurso de suministros

El concurso de las publicaciones periódicas se realizará ateniéndose a los siguientes criterios:

No se comprarán revistas que estén ya suscritas por la Universidad.
No se comprarán revistas que estén en algún paquete de revistas-e contratadas por la Universidad.
Se preferirá el formato electrónico a la versión en papel.
Coofinanciación del 50 %.

El cronograma a seguir es el siguiente:

En el mes de junio la Unidad de Publicaciones Periódicas envía por correo electrónico al responsable de cada Biblioteca un listado con los títulos suscritos por el departamento o biblioteca para que lo devuelvan en un plazo establecido indicando que títulos desean renovar, cancelar o cambiar de formato así como nuevos títulos a suscribir para el año siguiente.
La Unidad de Publicaciones Periódicas, una vez comprobado que no hay duplicidades, que no hay versiones gratuitas o que no están en ninguno de los paquetes de revistas electrónicas contratadas, enviará el listado definitivo al proveedor del concurso en el mes de octubre.
En el mes de noviembre el proveedor enviará un presupuesto que, una vez estudiado por la Unidad y por la Dirección de la Biblioteca será aceptado.

Las solicitudes de suscripción fuera de concurso se estudiarán y se incorporarán en el concurso del siguiente año.

Compra directa

Se podrán adquirir publicaciones periódicas a otros proveedores que no sean los de concurso en los casos en que el editor no acepte intermediarios o sean obras especiales.

Compra consorciada

Consorcio BUCLE: este procedimiento se sigue en la suscripción de algunos recursos electrónicos. Se trata de suscripciones consorciadas cuyo precio se reparte entre los miembros según un baremo previamente establecido.

Cofinanciación del 40 %

En el año 2002 la Comisión de Bibliotecas acordó financiar el 50 % del precio de las suscripciones de todas aquellas revistas que se ubicaran en las bibliotecas de Centro o en la Biblioteca General, frente a las revistas que se ubicasen en departamentos que pagarán el 100 % de las mismas. Posteriormente se acordó cambiar la financiación al 40%.

Compra no consorciada

La adquisición de recursos electrónicos de forma no consorciada se realizará ateniéndose a los siguientes criterios:

Contenido temático. Se considerarán los recursos de materias relacionadas con los estudios y líneas de investigación de la Universidad, dando prioridad a los que presenten contenidos de carácter general o multidisciplinar. Asimismo se valorará la calidad del editor o entidad patrocinadora.
Previsión de uso. Se valorarán las peticiones realizadas por el personal docente e investigador y los alumnos. Se tendrá en cuenta el índice de solapamiento con otros recursos ya adquiridos y en el caso de renovación se estudiaran las estadísticas de uso y el indicador coste por uso.
Accesibilidad. Los recursos deben proporcionar acceso en línea en las condiciones técnicas más favorables y facilitarán el acceso desde fuera del campus, previa identificación de los usuarios autorizados.

Publicaciones Unitarias

Normativa de selección y adquisición de monografías

Todas las adquisiciones se llevarán a cabo desde la Unidad de Adquisiciones de la Biblioteca. No está autorizada la compra directa de monografías.
La Unidad de Adquisiciones gestiona la compra de libros y publicaciones periódicas en diferentes formatos, y de cualquier otro documento que conforme el patrimonio bibliográfico y documental de la Universidad de León. Quedan excluidos los números sueltos de publicaciones periódicas, las partes de documentos y los materiales electrónicos que, por causa de los DRM que posean, no puedan ser adquiridos por la Universidad de León de manera legal.
Únicamente pueden solicitar la compra de material bibliográfico los usuarios autorizados por su Departamento y en el caso de las compras con cargo a Proyectos, los investigadores incluidos en el mismo.
La Biblioteca tiene como criterio general no duplicar ejemplares; si en la Universidad de León ya existe un ejemplar, justifique la necesidad de adquirir otro.
Si no se indica expresamente lo contrario, siempre se adquirirá un ejemplar, la última edición en papel, y la de menor precio.