Para la compra de material bibliográfico de la Universidad de León, la Unidad de Adquisiciones (U.A.) seguirá los siguientes parámetros generales:
Pueden solicitar la compra de material bibliográfico:
Se pueden adquirir documentos en todo tipo de soporte (libros y revistas, patentes, normas, discos compactos, material gráfico y audiovisual, bases de datos, etc.)
Están excluidos de compra los números sueltos no monográficos de publicaciones periódicas, las partes de documentos, los programas de ordenador o cualquier tipo de software, y los materiales electrónicos que, por causas de los DRM (Digital Rights Management o Gestión de Derechos Digitales) que posean, no puedan ser adquiridos legalmente por la Universidad de León.
Desde el 15 de enero de 2015, los organismos oficiales estamo obligados por ley a procesar de forma electrónica las facturas de importe igual o superior a 5000 €. En el caso de las facturas en papel de importe superior a 400 €, los proveedores deberán ingresarlas a través del Registro General de la Universidad de León.
En todas las facturas tienen que aparecer obligatoriamente una serie de datos normalizados con sus correspondientes códigos:
Todas las facturas, independientemente de su cauce de entrada, se recibirán en la U.A. junto con el material reflejado en ellas. Se comprobarán, sellarán, firmarán y serán enviadas a las Bibliotecas de Centro, que las remitirán a la Unidad Tramitadora correspondiente.
Estas facturas deberán ser abonadas lo antes posible para evitar tanto las reclamaciones de pago por parte de los proveedores como la solicitud de nuevas facturas con fecha actualizada, lo que además de suponer trabajo añadido para todo el personal implicado, daña la imagen interna y externa de la Universidad de León .
Para ayudar al buen funcionamiento de esta tarea, la U.A. enviará semestralmente la especificación de gasto y los datos de facturación a las diferentes Bibliotecas y Unidades pagadoras de la Universidad de León.
Las facturas tramitadas por la Unidad de Adquisiciones en tiempo y forma que sean reclamadas por los proveedores por no haber sido abonadas dentro de un plazo razonable, pasarán a ser responsabilidad (en lo concerniente a la nueva petición de originales) de la Unidad pagadora responsable.
Únicamente en el caso de los proyectos de Investigación los profesores investigadores tendrán la doble posibilidad de realizar la compra de material bibliográfico de forma directa o, siguiendo el cauce habitual, a través de la U.A.
En el caso de compra directa, el profesor investigador deberá presentar en la U.A. la factura con la totalidad del material incluido en ella. La U.A. procederá al sellado y firma de la misma.
La unidad de Adquisiciones tendrá como referencia para el cierre presupuestario anual la fecha establecida por la Gerencia.
No podemos garantizar que las facturas lleguen antes de la fecha establecida por Gerencia para el cierre del ejercicio si las peticiones de compra no se realizan con un plazo de antelación previamente establecido (30 días para los fondos extranjeros y 15 días para los nacionales).
Sugerimos que se anticipen las peticiones previstas para saldar el cierre del ejercicio y, en su caso, soliciten la facturación para el año siguiente de aquellas cantidades que rebasen el presupuesto.
No se tramitarán facturas adelantadas para que las distintas Unidades pagadoras puedan gastar los saldos positivos de sus ejercicios económicos.
Las facturas tramitadas por la U.A. dentro del plazo establecido por la Gerencia que no puedan ser abonadas dentro del ejercicio económico de año pasarán a ser responsabilidad de la Unidad pagadora correspondiente.
La selección la realiza el personal docente y los responsables de las bibliotecas de Centro. Los usuarios también pueden hacer sus sugerencias a través de las desideratas.
La Unidad de Publicaciones Periódicas es la encargada de tramitar y gestionar de forma centralizada las suscripciones de las publicaciones periódicas en cualquier formato y la compra del material bibliográfico en formato electrónico: bases de datos, colecciones de revistas, obras de referencia y otros materiales requeridos para la docencia e investigación.
La selección de los recursos electrónicos está basada, entre otros, en los siguientes criterios: accesibilidad, permitir el acceso en línea por reconocimiento de ip, plataformas de calidad y de solvencia en el mercado internacional, facilidad de uso, disponibilidad de estadísticas de uso; y posibilitar de integración con otros recursos.
En caso de ser necesario firmar licencias o acuerdos de contratación se tratará de lograr que el documento se redacte y firme en español, que el ámbito legal que los regule sea también español y que estén garantizados los usos que la legislación sobre propiedad intelectual otorga a las bibliotecas.
La adquisición de dichos fondos se realizará a través de:
El concurso de las publicaciones periódicas se realizará ateniéndose a los siguientes criterios:
El cronograma a seguir es el siguiente:
Las solicitudes de suscripción fuera de concurso se estudiarán y se incorporarán en el concurso del siguiente año.
Se podrán adquirir publicaciones periódicas a otros proveedores que no sean los de concurso en los casos en que el editor no acepte intermediarios o sean obras especiales.
Consorcio BUCLE: este procedimiento se sigue en la suscripción de algunos recursos electrónicos. Se trata de suscripciones consorciadas cuyo precio se reparte entre los miembros según un baremo previamente establecido.
En el año 2002 la Comisión de Bibliotecas acordó financiar el 50 % del precio de las suscripciones de todas aquellas revistas que se ubicaran en las bibliotecas de Centro o en la Biblioteca General, frente a las revistas que se ubicasen en departamentos que pagarán el 100 % de las mismas. Posteriormente se acordó cambiar la financiación al 40%.
La adquisición de recursos electrónicos de forma no consorciada se realizará ateniéndose a los siguientes criterios: