El Archivo General recoge, organiza y conserva la documentación procedente de las distintos servicios que constituyen la Universidad de León. Está formado por:
Para la administración y gestión de estos fondos documentales, el Estatuto de la Universidad establece una unidad de gestión denominada «Archivo General» que depende del Servicio de Bibliotecas funcionalmente, pero orgánicamente de la Secretaria General.
El Archivo General está instalado en la planta semisótano del Pabellón de Gobierno. Sus instalaciones constan de oficinas para el personal y depósitos, dotados de armarios compactus y de estanterías metálicas convencionales. En salas aparte se halla el Archivo propio de la Secretaría General, y el Laboratorio de Arqueología. En total cuenta con, aproximadamente, 900 metros lineales de documentación.
Dirección: Rectorado: Avda. Facultad, 57. Código Postal: 24071 León
Personal:
Telefóno: 987 29 15 70
Correo electrónico: buac@unileon.es | buac1.@unileon.es
Horario: de lunes a viernes de 8.00 a 15.00 horas
Las funciones del Archivo son:
El Archivo General presta los siguientes servicios:
(Extracto de la normativa aprobada en la reunión de la Comisión General de Bibliotecas, celebrada el 12 de diciembre de 2003)
Con carácter previo a cada transferencia, el centro remitente procederá a la revisión de la documentación, eliminándose borradores, duplicados, copias y elementos ajenos al expediente. Su contenido se ordenará de forma que refleje los sucesivos trámites cumplimentados, de acuerdo con la normativa que regule el procedimiento aplicado. Se asegurará de comprobar que los expedientes están debidamente organizados, y no mezclados con expedientes de otro tipo. Cada expediente se individualizará, si es posible, en una carpetilla, debiendo constar en su solapa los datos básicos para su identificación (fechas extremas, asunto, número de expediente, nombre del interesado, etc.)
Comprobarán, asimismo, que se han eliminado los duplicados, que se han quitado grapas, clips, gomas y otros elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel. En caso de mantener una unión, sustituir gomas y clips por grapas. Se quitarán las carpetas de gomas, clasificadores y cualquier elemento accesorio que ocupe espacio innecesariamente.
La documentación se dispondrá en cajas normalizadas, que se llenarán al completo, sin introducir un volumen excesivo que impida su correcto cierre, ni dejarlas medio vacías, por desaprovechar espacio y provocar la deformación de las carpetillas. Se procurará que un mismo expediente no quede dividido en dos cajas. Si fuera inevitable (por su gran extensión) se señalará claramente en la relación de entrega.
En cada caja se escribirá en el lomo más corto, en el lugar señalado al efecto, el número de caja, número que corresponderá al del orden de cajas enviadas por esa Unidad al Archivo y que la identifica en la descripción de contenidos que aparece en la «Relación de entrega».
La «Relación de entrega» es el elemento esencial para el posterior tratamiento de la documentación en el Archivo, pero es también el documento por el que se traspasa la custodia de los documentos desde la Unidad de origen al Archivo. Mientras que no esté firmada la relación de entrega, la documentación sigue estando a todos los efectos bajo la responsabilidad del organismo productor. El Archivo proporcionará a las Unidades los modelos (en papel y en versión electrónica) de Relación de entrega, debiendo aquellas rellenar adecuadamente todos los apartados:
El Archivo, con la firma y el sello del responsable del Archivo, dejará constancia de que la relación de entrega se corresponde con la que se transfiere y que el Archivo asume la responsabilidad de custodia de la misma.
Cuando tenga documentación preparada para transferir, la Unidad se pondrá en contacto telefónico con el Archivo. Personal de este se personará en la Unidad para asegurar que la documentación esté debidamente preparada y autorizará la transferencia.